Prosedur Penggunaan Ruang Lab Komputer dan Video Conference

E-mail Print PDF

Tujuan :

  1. Memberikan panduan proses/prosedur penggunaan lab komputer untuk keperluan perkuliahan atau praktikum mahasiswa.
  2. Memberikan panduan proses/prosedur penggunaan ruang dan fasilitas video converence untuk keperluan perkuliahan atau pertemuan lain berbasis audio video converence.

Ruang Lingkup :

  1. Prosedur ini meliputi : permohonan ijin penggunaan ruang/fasilitas, pemberian ijin, penjadwalan, tata cara penggunaan ruang/fasilitas, pertanggungjawaban dan pelaporan.

Sasaran :

  1. Praktikum dan Video Conference terlaksana dengan baik, lancar dan bertanggungjawab sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

 

Uraian Prosedur :

Permohonan izin sampai dengan penjadwalan penggunaan ruang Laboratorium atau Video Converence :

  • Permohonan Izin
  1. Dosen atau pengampu matakuliah membaca prosedur penggunaan ruang kuliah di UPT Komputer dan atau di halaman website UPT Komputer Undana.
  2. Yang berhak menggunaan ruang dan fasilitas laboratorium juga video converence adalah civitas akademika Undana termasuk perseorangan, lembaga, institusi swasta dan pemerintah diluar Undana. Khusus bagi pengguna dari luar Undana harus mendapat ijin tertulis dari pimpinan Universitas.
  3. Dosen atau pengampu matakuliah mengambil formulir izin penggunaan ruang di UPT Komputer atau melakukan download di sini (klik disini).
  4. Untuk penggunaan regular dalam 1 semester, dosen atau pengampu matakuliah diharuskan mengisi dan menyerahkan formulir izin penggunaan ruang di laboratorium atau video conference paling lambat 1 minggu sebelum kegiatan perkuliahan/praktikum dimulai.
  5. Staf UPT Komputer melakukan pengecekan di form jadwal penggunaan ruang.
  6. Penjadwalan dilakukan berdasarkan prinsip urutan permohonan yang masuk.
  7. Dalam hal jadwal telah terpenuhi maka pemohon tidak dapat disetujui.
  • Pemberian Ijin
  1. Apabila jadwal tidak tersedia, dosen atau pengampu matakuliah melakukan ulang proses di pada point diatas.
  2. Apabila jadwal tersedia, staff meneruskan surat permohonan kepada kepala UPT Komputer untuk mendapatkan persetujuan/perijinan.
  • Penjadwalan
  1. Pimpinan menugaskan staf laboratorium untuk mempersiapkan jadwal dan sarana prasarana berhubungan dengan penggunaan ruang lab/vicon.
  2. Staf melakukan pencatatan di form jadwal penggunaan lab atau vicon.
  3. Staf melakukan pencatatan di form rekapitulasi jadwal penggunaan lab atau vicon.
  4. Jadwal penggunaan ruang lab/vicon dikirim ke pemohon.

Tata cara penggunaan ruang/fasilitas sampai dengan pertanggungjawaban dan pelaporan :

  • Tata cara penggunaan ruang/fasilitas

  1. Dosen dan mahasiswa melakukan kegiatan perkuliahan sesuai jadwal dan wajib mentaati tata tertib penggunaan laboratorium/vicon.
  2. Dosen atau penanggungjawab kelas memberitahukan kepada staf laboratorium apabila kegiatan perkuliahan telah selesai.
  • Pertanggungjawaban

  1. Staf laboratorium mengecek kembali kelengkapan dan status alat yang digunakan setelah kegiatan perkuliahan selesai dilaksanakan.
  2. Apabila terjadi kehilangan alat akibat adanya unsur kesengajaan, maka pengguna bertanggungjawab atas kehilangan atau kerusakan yang terjadi serta wajib mengisi berita acara kehilangan/kerusakan peralatan labioratorium/vicon.
  • Pelaporan

  1. Apabila alat telah lengkap dan dalam keadaan baik, maka staf lab/vicon memberikan buku monitor penggunaan lab/vicon untuk ditandatangani oleh pengampu atau penanggungjawab matakuliah.
  2. Apabila ditemukan terjadi kerusakan pada peralatan lab/vicon setelah perkuliahan/praktikum berlangsung, staf lab/vicon langsung melakukan tindakan identifikasi dan perbaikan awal.
  3. Kerusakan yang ditemukan langsung dicatat di form rekam peralatan komputer.
  4. Staff melakukan laporan penggunaan lab/vicon pada setiap akhir bulan kepada pimpinan berdasarkan data monitoring kegiatan lab setiap hari.
  5. Staff melakukan laporan penggunaan lab/vicon pada setiap akhir semester kepada pimpinan berdasarkan data monitoring kegiatan lab setiap bulang.
  6. Dalam hal ada kejadian khusus, staf wajib segera melaporkan kepada pimpinan untuk tindakan penanganan.

Permohonan penggunaan ruang lab/vicon diluar jadwal regular kuliah :

  • Pemohon melaporkan rencana pemakaian ruang lab/vicon dan meminta/mendownload form permohonan ruang lab/vicon paling lambat 1 minggu sebelum kegiatan berlangsung.
  • Pengurus laboratorium mengecek data penggunaan ruang lab/vicon.
  • Pemohon mengisi form permohonan penggunaan ruang dan meminta persetujuan kepala UPT Komputer.
  • Bila disetujui, staf laboratorium melakukan pencatatan di form jadwal non regular penggunaan lab/vicon.
  • Dalam hal pemakaian ruang bertepatan dengan jadwal regular praktikum, TU membuat dan mengantar surat pemberitahuan kepada jurusan/prodi perihal perubahan jadwal paling lambat 3 hari sebelum kegiatan berlangsung.
  • Petugas menyiapkan ruangan sesuai kebutuhan ¬†permohonan.
  • Lakukan pencatatan.
  • Dosen atau penanggungjawab kelas memberitahukan kepada staf laboratorium apabila kegiatan perkuliahan telah selesai.