logo

(0380) 881580

info@undana.ac.id

Jl. Adisucipto, Penfui

Kupang, NTT 85001

07:30 - 16:00

Senin s.d Jumat

logo

(0380) 881580

info@undana.ac.id

Jl. Adisucipto, Penfui

Kupang, NTT 85001

07:30 - 16:00

Senin s.d Jumat

Universitas Nusa Cendana

Strategi Peningkatan Kualitas Perencanaan Pada Bagian Perencanaan BAAKPSI Undana

Beberapa ahli memberikan pengertian perencanaan. Menurut Bintoro Tjokroaminoto, perencanaan ialah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan secara sistimatis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Siagian memberikan pengertian perencanaan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang menyangkut hal-hal yang akan dikerjakan di masa datang dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Sedangkan Handoko berpendapat perencanaan meliputi 1) pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi, 2) penentuan strategi, kebijakan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran, dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

Perencanaan pada suatu organisasi pada hakekatnya adalah proses pengambilan keputusan atas sejumlah alternatif (pilihan) mengenai sasaran dan cara-cara yang akan dilaksanakan suatu organisasi di masa yang akan datang guna mencapai tujuan yang dikehendaki serta pemantauan dan penilaiannya atas hasil pelaksanaannya, yang dilakukan secara sistimatis dan berkesinambungan.

Universitas Nusa Cendana (Undana) sebagai suatu organisasi Pendidikan juga memiliki Bagian Perencanaan yang melakukan tugas perencanaan universitas secara sistematis dan berkesinambungan. Namun faktanya sampai saat ini Bagian Perencanaan belum dapat melakukan tugasnya sebagai “Perencana” yang profesional sebagai akibat dari adanya beberapa faktor penyebab timbulnya masalah.

Berbicara tentang Perencanaan dalam hal ini tentunya tidak saja kita berbicara tentang perencanaan yang bersifat parsial Unit tetapi juga terutama perencanaan yang bersifat holistik-top down dari Rencana Strategis Kementerian yang kemudian harus mampu dijabarkan oleh Bagian Perencanaan Undana menjadi Rencana strategis Undana dan selanjutnya dijabarkan menjadi Rencana Strategis Unit (termasuk fakultas). Pada sisi lain, belum lagi kita berbicara tentang bidang/aspek perencanaan yang sangat banyak mulai dari perencanaan bidang fisik sampai ke bidang non fisik semisal anggaran, pendidikan, hukum, sosial budaya, pengabdian, Peneltian, sumber daya manusia dan lain sebagainya.

Bagian Perencanaan merupakan bagian dari Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan dan Sistim Informasi (BAAKPSI). BAAKPSI merupakan salah satu struktur organisasi eselon II di Universitas Nusa Cendana, yang bertanggung jawab dalam melaksanakan administrasi akademik, kemahasiswaan, perencanaan dan sistim informasi, dan berada dalam koordinasi 3 Wakil Rektor yaitu: Wakil Rektor I untuk bidang Akademik dan Perencanaan, Wakil Rektor III untuk bidang Kemahasiswaan dan Wakil Rektor IV untuk bidang Kerjasama.

Kondisi Existing Organisasi

BAAKPSI memiliki 3 Bagian yaitu: Bagian Pendidikan dan Kerjasama (Diksama), Bagian Kemahasiswaan, dan Bagian Perencanaan dan Sistim Informasi (Rensi). Bagian Diksama memiliki 4 Sub bagian yaitu: Subbag. Pendidikaan & evaluasi, Subbag. Registrasi, Subbag. Sarana pendidikan dan Subbag. Kerjasama. Selanjutnya Bagian Kemahasiswaaan memiliki 2 Subbag. yaitu: Subbag. Kesejahteraan Mahasiswa (Kesmawa), dan Subbag. Minat, Penalaran & Informasi Kemahasiswaaan (MIPIN), Serta yang terakhir adalah Bagian Rensi memiliki 2 Subbag yaitu Subbag. Perencanaan dan Subbag Sistim informasi.

Berikut ini disajikan gambaran struktur organisasi BAAKPSI sebagai berikut:

 

Bagian Perencanaan Undana adalah satu-satunya bagian yang melakukan kegiatan perencanaan secara holistik. Namun pada kenyataannya Bagian Perencanaan Undana khususnya Subbagian Perencanaan berada dalam sebuah kondisi yang tidak memberi dukungan bagi sebuah struktur organisasi perencaanaan yang ideal.

Kondisi existing yang dimaksud dapat digambarkan dalam beberapa catatan sebagai berikut:

  1. Undana memiliki (cuma) satu bagian yang melakukan tupoksi pada bidang perencanaan dan sistim informasi. Bagian Perencanaan & Sistim Informasi memiliki 2 Sub Bagian yaitu: Sub bagian Perencanaan dan Sub Bagian Sistim Informasi.
  2. Sub Bagian Perencanaan memiliki seorang Kepala Sub Bagian (S-2 Teknik) dengan sejumlah 4 orang staf dengan latar belakang pendidikan: S-1 Teknik (3 orang) dan S-1 Pendidikan (1 orang).
  3. Main-set warga kampus yang menganggap Pegawai pada Bagian Perencanaan Cuma melaksanakan tugas surat menyurat di bidang perencanaan.
  4. Tidak pernah ada Program Pendidikan dan Latihan (Diklat) Perencanaaan bagi pegawai yang ada.
  5. Setiap tahun Undana memiliki program-program perencanaan yang masih bersifat parsial-unit.
  6. Tupoksi Sub Bagian Perencanaan adalah melaksanakan kegiatan merencanakan secara holistik-universitas.
  7. Kondisi faktual menunjukkan bahwa Bagian perencanaan hanya melakukan tugas (diibaratkan) sebagai kolektor dokumen perencanaan yang dibuat secara parsial bukan oleh bagian perencanaan (tidak termasuk perencaan kegiatan rutin).
  8. Seluruh SDM yang ada pada Sub Bagian Perencanaan maupun Bagian Perencanaan dan Sistim Informasi, berkompetensi sebagai SDM manajerial bukan sebagai perencana profesional.
  9. Tidak adanya SDM Perencana profesional pada Bagian Perencanaan Undana.

Masalah yang dihadapi

Berdasarkan konsep ideal perencanaan yang telah dijabarkan sebelumnya maka dapat diidentifikasi masalah yang dihadapi Undana khususnya dalam kaitan dengan Perencanaan dan membutuhkan solusi pada tataran kebijakan/strategi, antara lain:

Pertama, Kualitas perencanaan pada Bagian Perencanaan BAAKPSI Undana yang masih rendah/ kurang berkualitas. Kedua, Penataan data dan informasi pada Bagian Perencanaan Undana yang belum terpusat/belum terintegrasi Ketiga, Unsur anggota senat Undana yang belum mengakomodir tenaga kependidikan Kelima, Kurikulum enterpreunership belum mendapat perhatian serius dari para pemimpin unsur penunjang akademik.

Kondisi Ideal yang diharapkan

Perencanaan merupakan fungsi pokok dari manajemen suatu organisasi. Oleh karena itu, Konsep perencanaan yang ideal setidaknya harus memenuhi I. Prinsip-prinsip perencanan yang baik. diantaranya keadaan sekarang, keberhasilan dan faktor kritis keberhasilan, kegagalan masa lampau, potensi, tanntangan dan kendala yang ada, kemampuan merubah kelemahan menjadi kekuatan dan ancaman menjadi peluang, mengikut sertakan pihak pihak terkait, memperhatikan komitmen dan mengkoordinasikan pihak pihak terkait, mempertimbangkan efektifitas dan efisiensi, demokratis, transparan, realistis dan praktis.

II. Perencanaan berdasarkan ruang Lingkup, (a) Rencana Strategis yaitu perencanaan yang di dalamnya terdapat uraian mengenai kebijakan jangka panjang dan waktu pelaksanan yang lama. Umumnya jenis perencanaan seperti ini sangat sulit untuk dirubah. (b) Rencana Taktis yaitu perencanaan yang di dalamnya terdapat uraian tentang kebijakan yang bersifat jangka pendek, mudah diisesuaikan aktifitasnya selama tujuannya masih sama. (c) Rencana terintegrasi yaitu perencanaan yang didalamnya terdapat penjelasan secara menyeluruh dan sifatnya terpadu. III. Perencanaan berdasarkan tingkatan seperti : Pertama, Rencana Induk/RPJM/P yaitu perencanaan yang fokus kepada kebijakan pemerintah yang didalamnya terdapat tujuan jangka panjang dan ruang lingkupnya. Kedua, Rencana Operasional yaitu perencanaan yang fokus kepada pedoman atau petunjuk pelaksanaan program-program organisasi. Ketiga, Rencana Harian yaitu perencanaan yang di dalamnya terdapat aktifitas harian yang bersifat rutin.

Sebagaimana telah diuraikan permasalahan dan kondisi existing bagian Perencanaan Undana, maka diperlukan SDM perencana yang profesional untuk menjawab beberapa tuntutan ideal prinsip-prinsip perencanaan yang telah digambarkan. Oleh karena itu, kondisi yang diharapkan adalah: Adanya pengakuan warga kampus bahwa pegawai mampu melaksanakan tugas sebagai seorang perencana yang baik. Selain kondisi itu, terbentuk juga SDM Perencana Porfesional pada Bagian Perencanaan BAAKPSI Undana, serta terpublikasinya mekanisme kerja perencanaan dalam rangka pembentukan cara pandang baru bagi warga kampus.

Dengan adanya tiga kondisi baru yang ditawarkan di atas, maka pada gilirannya seluruh rangkaian kegiatan perencanaan dan dokumen perencanaan memenuhi standard/prinsip-prinsip perencanaan yang baik. Selain itu, dokumen perencanaan dapat dipertanggung jawabkan oleh Bagian Perencanaan karena terikat secara struktural dan atau fungsional baik dalam artian struktur organisasi maupun dalam artian struktur penyusunan dokumen perencanaan, sehingga pada akhirnya Undana akan memiliki sebuah dokumen perencanaan yang holistik.

Melihat kembali seluruh rangkaian teori dikaitkan dengan kondisi yang diharapkan, maka kita akan mendapat sebuah kesimpulan bahwa pada gilirannya Undana akan menjadi sebuah lembaga Perguruan Tinggi yang profesional dalam aspek perencanaan dan juga pada aspek eksekusi pelayanan. Hal ini senada dengan pandangan atau pemikiran para stakeholders yang berhasil di wawancarai. Misalkan petikan wawancara dengan Ketua LP3M Undana sebagai salah satu stakeholder. “Bagian perencanaan Undana belum memiliki SDM yang qualified dalam menyusun suatu blue print pengembangan Undana. Dengan demikian ke depan Undana harus memperhatikan dua hal, yang pertama adalah: SDM yang berkompetensi terkait bidang perencanaan dan yang kedua adalah sistim database yang compatible”. Senada dengan Ketua LP3M, Kepala BPU Undana juga mengutarakan bahwa “SDM di bagian perencanaan lebih banyak yang berstatus sebagai tenaga honorer. Yang kami harapkan kalau dapat SDM di bagian perencanaan berstatus sebagai PNS. Karena tidak ada jaminan tenaga honorer tetap bekerja di bagian perencanaan. Sangat mungkin mereka melakukan resign dan itu akan sangat mengganggu bagian perencanaan”.

Oleh karena itu, untuk mencapai kondisi ideal yakni perencanaan yang holistik, bagian Perencanaan Undana sudah harus memiliki suatu tim pendukung perencanaan yang berkompeten di bidang perencanaan, yang tugasnya untuk membantu SDM manajerial bagian perencaanaan BAAKPSI untuk mendesain apa yang harus dilakukan ke depan berdasarkan data dan informasi yang valid. Tim perencana profesional dimaksud bisa direkrut dari tenaga pendidik yang berkompeten di bidang perencanaan.

Selain itu, untuk meningkatkan kemampuan SDM perencanaan BAAKPSI, maka harus dibekali dengan berbagai pelatihan peningkatan kapasitas, kemampuan analitik dan kemampuan interpretasi dan prediksi. Ini hanya bisa diperoleh melalui suatu Pendidikan dan pelatihan praktis dan juga studi banding ke Perguruan Tinggi lain yang sudah berhasil. **

 

Oleh: Jusuf Manilapai

Comments are closed.